スマホアプリとオンライン予約システムの連携で、確かな予約管理を！

予約日時の変更の連絡をもらったにもかかわらず、患者さん自身が変更後の予約日時を勘違いしていたり、忘れていたりして、違う日時に来院された、あるいはキャンセルになってしまったという経験はございませんか。ではなぜそのようなことが患者さんに起きるのでしょうか。そこで今回はその原因と解決策をご紹介したいと思います。

なぜ予約日時の勘違いや失念が起きてしまうのか

まずは下の図をご覧ください。一般的な次回の予約日時の変更の流れを図にしてみました。

患者さんから予約変更の連絡を受けた歯科医院では、アポイント帳の予約内容を書き換えたり、パソコンの予約情報を変更するなどして管理を行います。一方、患者さんは診察券の裏側に記載された予約日時を書き換えたり、手帳やスケジュール管理アプリの予約内容を修正するなどして、ご自身で予約情報の管理を行う必要があります。

ここで歯科医院と患者さんの両者に起こりうるのが予約情報の不一致です。

予約日時の管理を各々異なった環境で行うことで、結果的に予約日時を勘違いしたり、忘れたりするケースがあるのではないでしょうか。

予約管理の流れを変える！

そこでMICでは、歯科医院と患者さんを繋ぐスマートフォン向けアプリケーション「スマホDE診察券」とオンライン予約システム「ApoDent」を連携させることで、新たな予約管理の流れを実現しました。

スマホDE診察券とApoDentについて

まずは簡単にスマホDE診察券とApoDentについてご紹介しましょう。

○スマホDE診察券
患者さんのスマートフォンを診察券としてご利用いただけるサービスです。受付に設置されたタブレットにスマートフォンをかざすことで、コンピューターに来院情報が送信され、患者さんをお待たせすることなく、スムーズな受付を可能にします。

○ApoDent
クラウド型の予約システムです。インターネットが繋がる環境であれば、Windows、Mac、iPadなど、環境を選ばずいつでもどこでも予約状況の確認が可能です。

2つのサービスが連携することで予約日時の一元管理が実現！

歯科医院はApoDentで予約日時の変更を行うと、更新された予約情報はインターネット経由でスマホDE診察券にリアルタイムに反映されます。

患者さんは変更された予約日時をスマートフォンですぐ確認することができ、これまでのように手帳へ書き込む作業などは必要ありません。

歯科医院と患者さんが同じ予約の情報を共有していることになるので、日時の勘違いを防げます。

また、スマホDE診察券はアラームが作動し、事前に患者さんにお知らせすることができますので、予約日時をうっかり忘れてしまったことによるキャンセル防止に繋がります。

まとめ

今回は、なぜ予約日時の勘違いや忘れるといったことが起きるのか、そしてその解決策としてスマホDE診察券とApoDentとの連携についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

患者さんが予約日時にきちんと来院されないことは、歯科医院にとって悩ましいことですが、患者さんにとっても口腔状態の改善が滞ることになってしまいます。ぜひ、ApoDentとの連携でさらにパワーアップしたスマホDE診察券を、歯科医院の予約管理にお役立ていただきたいと思います。