患者満足度アップと受付業務をスリム化する方法

受付業務の現状

歯科医院の受付業務というと、受付、予約、問診票管理、カルテの準備、会計業務、備品管理、歯科商材等の受取り、宅急便受付と配送と様々な業務があります。その中でも、患者さんとのコミュニケーションは、歯科医院の印象を左右する重要な業務となります。ですが、多忙なタスクの中でコミュニケーションの時間を十分にとることは難しいといった声を多く伺います。

患者さんとのコミュニケーションの時間を増やすためにできること

患者さんとのコミュニケーションの時間を増やすために、ひとつは予約人数を減らすこと、もうひとつは受付業務専用のスタッフを配置もしくはスタッフの人数を増やすといったことが考えられます。しかし、いずれも医院経営に与える影響は大きく、継続的に取り組んでいくには難しい事柄となります。 そこで、ITを上手く使い一部の業務をシステムに置き換えることで、業務負担を軽減しスタッフの時間をより有効活用できることにつながるのではないでしょうか？

電話対応の時間を削減する

電話対応の中でも時間を要することが多いもののひとつに、予約対応があげられます。特に初診の予約は患者さんの症状や要望を把握する必要がある為、他の電話対応に比べ時間がかかるのではないでしょうか。初診・再初診の予約をインターネット上で登録ができるようになると、電話対応時間の削減に繋がります。

MICが提供するWeb予約システムではインターネット上の予約受付サイトから、初診予約の受け付けが行えるサービスです。また、インターネット上で予約を受け付けられるため、歯科医院の診療時間外の時間でも、24時間受付できることもポイントです。
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問診票の管理を軽減する

多くの歯科医院では、初診患者の初回受診時に問診票の記入を行うケースが多いでしょう。そのため、初診患者に関しては予約時間前に来院を促す歯科医院が一般的です。 これが事前にインターネット上から問診票を登録できるようになったらどうでしょうか。スタッフが患者さんに予約時間前の来院を案内する必要がなくなります。さらに問診票の準備やその管理などの受付業務を効率化できるでしょう。またレセコンとデータ連携をすることで、転記の必要がなく問診内容をレセコンに登録が簡単に行えます。

これが事前にインターネット上から問診票を登録できるようになったらどうでしょうか。スタッフが患者さんに予約時間前の来院を案内する必要がなくなります。さらに問診票の準備やその管理などの受付業務を効率化できるでしょう。またレセコンとデータ連携をすることで、転記の必要がなく問診内容をレセコンに登録が簡単に行えます。

MICが提供するWeb問診票はインターネット上の問診票サイトから、来院前に患者さんが問診票の入力を行えるサービスです。
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導入に必要なチェックポイント

Webを利用した予約システムの導入

・運用の流れを事前確認

　紙のアポ帳を利用している場合等は、併用可能かといったことや徐々に乗り換えられるのかなど予約システムの導入後の運用も確認しましょう。

・予約システムの操作性

　画面周りや設定が簡単にできるのかといった部分も重要なポイントです。デモンストレ－ション等があれば、実際の運用をイメージして操作するとよいでしょう。

Webを利用した問診票のシステム導入

・問診項目のカスタマイズ

　現在、利用している問診票と同じ内容に変更できるか確認しましょう。

・患者視点の利用

　Webを通じて患者さんが問診票に入力を行うことから、どのような画面で入力を進めていくのかといった使い勝手についても確認が必要です。

まとめ

Webを利用したシステムの導入と考えると、運用が大幅に変わるイメージも受けますが、必要な部分に適切なシステムを導入することで、今までの運用を大幅に変えることなく受付業務を軽減することが可能となります。またWebを利用したシステムに変えることで、受付業務の時間短縮につながり、患者さんとのコミュニケーションの時間に有効活用することも可能となります｡

加えて、利用するサービス同士の連携が可能であれば、さらなる相乗作用を見込むことが可能となります。サービス導入の際には、それらを組み合わせでより大きな効果を生むことができるかどうかも大きなポイントのひとつとなるでしょう。